PDCA là gì? Tại sao cần áp dụng PDCA trong công việc?|Văn hoá công sở Nhật Bản (phần 2)

Chào các bạn, vẫn nằm trong chủ đề văn hoá công sở Nhật Bản, bài viết lần này sẽ giới thiệu một phương pháp làm việc hiệu quả và rất được các công ty Nhật ưa chuộng với tên gọi: PDCA. Hãy cùng JAFICO tìm hiểu xem phương pháp này có gì đặc biệt nhé!

PDCA là gì? Tại sao nên áp dụng PDCA?

Khái niệm PDCA:

Là cụm từ viết tắt được ghép lại từ 4 chữ cái đầu tiên của các từ: Plan, Do, Check, Action. Đây là một phương pháp cơ bản trong cách làm việc được rất nhiều nước phát triển trên thế giới áp dụng, trong đó Nhật Bản là quốc gia đang áp dụng rất hiệu quả phương pháp này.

Có thể hiểu rằng PDCA là 4 bước trong quy trình khép kín, giúp cá nhân/tổ chức có thể tìm ra những vấn đề và từ đó có cách thức cải thiện, phát triển.

Sau đây chúng ta cùng nhau phân tích từng bước trong PDCA nhé!

STEP1: P=Plan（計画/Kế hoạch）

Trước khi triển khai bất kỳ công việc nào đó, cần xác định rõ mục tiêu là gì để tránh đi lạc hướng. Lên kế hoạch nghĩa là lần lượt trả lời các câu hỏi: “cần làm những gì?” (何を), “thời hạn đến khi nào?” (いつまで), “thực hiện bằng cách nào?” (どんな方法で行うか) dựa trên tiêu chí khả thi. Để lập một bản kế hoạch tốt có 2 điểm bạn cần lưu ý:

• Sắp xếp trình tự các đầu việc cần phải làm
• Đưa các đầu việc vào kế hoạch và chỉ định rõ thời hạn cho từng việc nhỏ đó

Với 2 chú ý trên đây, các bạn có thể tiến hành lập kế hoạch theo các bước sau đây:

1. Xác định rõ mục tiêu của công việc được giao
2. Sắp xếp đúng thứ tự ưu tiên cho các đầu việc
3. Xác định phương pháp tiến hành công việc
4. Quyết định thời điểm cho các đầu việc
5. Thu thập thông tin và tài liệu cần thiết
6. Hoàn thiện bản kế hoạch

STEP2: D=Do（実行/Thực hiện）

Khi đã có bản kế hoạch, chúng ta sẽ bắt tay vào bước thứ 2 trong quy trình PDCA là Do (thực hiện). Sẽ có trường hợp cần triển khai nhiều việc cùng một lúc. Bên cạnh đó, do tác động khách quan cũng có khi bạn phải thay đổi lịch trình của kế hoạch hoặc thay đổi mức độ ưu tiên của các đầu việc. Vì vậy, đòi hỏi bạn luôn có tinh thần tập trung, kiểm soát được mọi tình huống và luôn tâm niệm một điều rằng thời hạn của công việc là điều bất biến, nhưng để hoàn thành mục tiêu thì kế hoạch là điều khả biến. Sự nhanh nhạy, tuỳ cơ ứng biến trong công việc là điều cực kỳ cần thiết.

Ngoài ra, tính ngược từ thời hạn xem còn bao nhiêu thời gian, để xác định lại những công việc cần phải làm, từ đó phán đoán xem nên tiếp tục theo bản kế hoạch đã định hay thay đổi cho kịp hạn… cũng rất quan trọng.

STEP3: C=Check（進捗確認・問題解決/Kiểm tra tiến độ・Giải quyết vấn đề）

Bước tiếp theo trong quy trình PDCA là Check (Kiểm tra tiến độ/Giải quyết vấn đề). Khi tiến hành công việc chúng ta cần thường xuyên kiểm tra xem đã thuận lợi theo kế hoạch dự tính ban đầu chưa. Trường hợp đang chậm tiến độ, cần ngay lập tức tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục.

Trong giai đoạn nước rút này, bạn luôn phải ý thức 3 điều:

1. Luôn kiểm tra xem với tiến độ hiện tại có thể kịp thời hạn hay không.
2. Cân đối công việc đang làm và dự trù khả năng phát sinh việc khác. Vì bất cứ lúc nào cũng có khả năng cấp trên giao những công việc gấp đòi hỏi ưu tiên làm trước, hoặc những sự cố ngoài kiểm soát của bạn.
3. Giải quyết nhanh chóng và triệt để những vấn đề gây ảnh hưởng đến tiến độ kế hoạch đã đề ra. Ghi chép lại để đưa ra cải thiện cho chính mình.

STEP4: A=Action（改善/Cải thiện）

A=Action (Cải thiện) là bước cuối cùng trong quy trình PDCA. Sau khi kết thúc một công việc, bạn cần có thời gian nhìn lại kết quả, những điều đã làm được, điều chưa làm được. Từ đó phân tích điểm tốt, chưa tốt và cách cải thiện để rút kinh nghiệm cho những công việc sau.

Tổng kết

Trên đây JAFICO đã giới thiệu tới các bạn về quy trình PDCA-một phương pháp làm việc được rất nhiều công ty Nhật Bản áp dụng hiệu quả. Hy vọng sẽ giúp ích cho những bạn nào muốn tìm hiểu về văn hoá công sở của Nhật Bản! Nếu bạn thấy bài viết hữu ích hãy nhấn Like và Share nhé! 😉

Bài viết liên quan:

• Những nguyên tắc cơ bản tại doanh nghiệp Nhật Bản|Văn hoá công sở Nhật Bản (phần 1)